ORGANIZACJA ŚLUBU – PORADY EKSPERTA – PLAN NA MIŁOŚĆ ODC. 1

Wspólne życie wymaga dobrego planu. Zaręczyny, ślub, wesele, codzienne budowanie relacji… Plan na miłość to seria livestreamingów, w której eksperci doradzają Wam, jak z motylami w brzuchu, ale i z rozsądkiem zaplanować wspólną przyszłość – od uroczystości ślubnej do wzajemnych relacji. W pierwszym odcinku Kamila Romanow – organizatorka uroczystości ślubnych oraz współautorka książki „Wasz wymarzony dzień” – opowiada o najważniejszych aspektach planowania ślubu i wesela. Obejrzyj nagranie lub przeczytaj relację!

Kim jestem?

Dzień dobry, witam Was bardzo serdecznie z Atelier Roberta Czerwika, prosto z centrum Warszawy. Po drobnych problemach technicznych już zaczynamy naszego live’a. Nazywam się Kamila Romanow, jestem wedding plannerem i od 5 lat organizuję uroczystości ślubne. Prowadzę agencję ślubną, która niedawno zmieniła nazwę z „Wedding Heaven” na „Kamila Romanow Weddings”. Jestem też autorką książki „Wasz wymarzony dzień”. Książka opowiada o etykiecie ślubnej, była to pierwsza w Polsce publikacja, w której został przedstawiony ten temat. Jestem również entuzjastką uroczystości pełnych magii i bardzo, bardzo się cieszę, że mogę robić to, co kocham. Bo moja praca to moja pasja. Jestem szczęśliwa, że „Ślub Pełen Miłości” zaprosił mnie do pierwszego odcinka „Plan na miłość”. Dzisiaj opowiem Wam o planowaniu uroczystości ślubnych.

Jak zorganizować ślub, czyli o czym dokładnie będę mówić?

Jak zorganizować ślub mądrze i spokojnie, aby ten dzień rzeczywiście przebiegał w atmosferze pełnej radości, a jednocześnie w pełnym spokoju? I co zrobić, aby był dobrze zaplanowany? Na pewno będę chciała Wam dzisiaj opowiedzieć o tym, jak wybrać miejsce docelowe, gdzie ten ślub ma się odbyć, jaki ma być styl uroczystości, jakie wyznaczyć sobie elementy przed rozpoczęciem planowania, co trzeba wcześniej między sobą ustalić? Opowiem też o budżecie ślubnym, który jest bardzo ważnym elementem podczas planowania uroczystości ślubnej, bo uroczystość ta to piękny i podniosły moment, ale budżet determinuje wiele decyzji. Opowiem Wam również o harmonogramie przygotowań: jak sobie dobrze rozplanować wszystko, żeby uniknąć stresujących sytuacji, bo z założenia pary młode pierwszy i ostatni raz organizują swoją uroczystość ślubną. Nie mają na co dzień doświadczenia, na co dzień są bardzo zajęci i zapracowani, zajmują się różnymi aktywnościami pozapracowymi, więc warto sobie to wszystko rozplanować i podzielić obowiązki – o tym również opowiem.

Wspomnę też o ważnej kwestii, czyli o tym jak wybrać sztab idealnych podwykonawców, na co zwracać szczególną uwagę, a także o roli rodziców, która jest bardzo ważna. Powiem o tym, jak zaznaczyć ich rolę, gdzie postawić granicę, ale też w odpowiedni sposób ich uhonorować, żeby czuli się docenieni. Wspomnę również o tym, jak zbudować scenariusz dnia ślubu, jak umieścić w nim wszystkie elementy, ale też dać sobie przestrzeń na spontaniczność, żeby pewne rzeczy Was pozytywnie zaskoczyły. I najważniejsze zostawiam na koniec, czyli to, jak być tego dnia autentycznym, jak stworzyć całe otoczenie i aurę do tego, żeby goście wchodząc na Waszą uroczystość, do restauracji i do kościoła, czuli, że rzeczywiście ta uroczystość jest Wasza i stanowi spełnienie Waszych marzeń. Na samym końcu odpowiem na pytania, które proszę abyście zadawali w komentarzach pod transmisją. Będę starała się na wszystkie odpowiedzieć.

Ślub kościelny czy cywilny? Miejsce ślubu

Przechodzimy do pierwszej kwestii, czyli do tego, jak wybrać miejsce ślubu? Gdzie ma się odbyć Wasza uroczystość ślubna, jakie warto zadać sobie pytania na samym początku i jakimi motywami się kierować? Bardzo rekomenduję, żebyście wtedy, kiedy już przyszła panna młoda odpowie „tak” podczas zaręczyn i zaczniecie planować uroczystość ślubną, omówili między sobą pewne kwestie, czyli zapytali siebie nawzajem, co jest dla Was ważne. Zróbcie to zanim jeszcze podzielicie się tą informacją z najbliższymi członkami rodziny. Ważne, żebyście tę decyzję i też kolejne podjęli wspólnie. Jak chcecie żeby ten ślub wyglądał? Jak ten dzień ma przebiegać? Kto na ślubie ma być razem z Wami? Wreszcie najważniejsza kwestia – czy ślub ma być ślubem kościelnym? Czy ma się odbywać w kościele (bo z założenia i zgodnie z prawem kościelnym, takie śluby mogą się tylko odbywać w kościele), czy też może wolicie ślub cywilny i wtedy pytanie, czy to ma być uroczystość plenerowa? Takie pytania na pewno warto sobie zadać!

Kolejna ważna kwestia, to miejsce przyjęcia weselnego. Zazwyczaj pary młode w pierwszej kolejności ustalają, gdzie ma się odbyć przyjęcie. Dopiero w drugiej kolejności zastanawiają się nad kościołem, urzędem czy też plenerem. Miejsce bardzo determinuje wiele kwestii związanych z logistyką, czyli ile macie gości, jak duża ma być sala lub restauracja, gdzie odbędzie się przyjęcie weselne? Czy miejsce musi gwarantować noclegi dla gości, czy mamy dużo gości z zagranicy, czy trzeba pomyśleć o transferach gości z lotniska do restauracji, czy też o transferach do hotelu, gdzie będzie się odbywać przyjęcie? To są kwestie bardzo istotne, więc trzeba je na samym początku ze sobą przedyskutować.

Stylistyka ślubu – motywy ślubne

Kolejna sprawa to stylistyka. Bardzo często panny młode – bo my kobiety szczególnie lubimy tą działkę – mają swoją wizję tego, jak chciałyby żeby ślub wyglądał. Czy to ma być ślub w stylu glamour, boho czy rustic? Czy w jakimś miejscu bardziej nowoczesnym? Myślę, że tę kwestię też warto sobie przedyskutować i dopiero ze wstępną wizją tego, jak ten dzień ma wyglądać, zwrócić się do rodziców i ich w pewnym aspekcie zaangażować. Pamiętajcie o jednej ważnej kwestii – myślę, że najważniejszej – to jest Wasz dzień. I nie zapominajcie o tym, że ma wyglądać dokładnie tak, jak sobie to wymarzyliście. Oczywiście nie wszystkie marzenia mogą stać się realne, w pewnych kwestiach po prostu trzeba gdzieś iść na kompromis, natomiast zawsze warto o tym pamiętać.

Koszty ślubu i budżet ślubny

Kolejny punkt, o którym wspominałam już na samym początku, to budżet ślubny. Dobrze jest przygotować sobie tabelkę w Excelu lub w Wordzie. Macie też na stronie internetowej „Wasz wymarzony dzień” bardzo dużo pomocnych plików – można tam znaleźć również plik o budżecie. Zachęcam, wchodźcie na stronę książki. Są tam aspekty, które trzeba sobie uwzględnić w budżecie dlatego, że jest bardzo wiele składowych, które wpływają na całokształt budżetu ślubnego. Trzeba pamiętać, że miejsce ślubne, czyli miejsce uroczystości, to tylko i wyłącznie 30-40% całego budżetu, więc należy skrupulatnie go sobie opracować, ale jednocześnie znaleźć przestrzeń 10% nadwyżki w budżecie, żeby można było sobie pozwolić na trochę szaleństwa. Jeśli na przestrzeni czasu – a pary młode planują uroczystość około 10-12 miesięcy, czasami dłużej – zdarzają się sytuacje, że coś fajnego zobaczycie i będziecie chcieli przeznaczyć na to jakąś część pieniędzy, to wtedy te dodatkowe 10% się przydaje. Zastanówcie się, jak podzielić budżet między sobą, czyli jaką część wy sponsorujecie, jaką część przeznaczacie dla rodziców, czyli w jak wielkim stopniu rodzice partycypują w kosztach. Bywa różnie i w zależności od tego, jakie rodzice mają możliwości, ale też i chęci, dobrze jest mieć kontrolę nad budżetem. Jest on ważną kwestią podczas planowania uroczystości ślubnej.

Harmonogram przygotowań ślubnych

Następna ważna kwestia to harmonogram przygotowań. Tak, jak wcześniej wspominałam o budżecie, tak teraz wspomnę o kolejnej tabelce, która również jest bardzo ważna przy planowaniu uroczystości, czyli o harmonogramie przygotowań. Mówiłam, że najczęściej pary młode, trafiając do wedding plannera, planują swoją uroczystość przez około 10-12 miesięcy. Zdarza się jednak też, że pracuję z parami nawet na 2-3 miesiące przed ślubem, a ostatnio – to był hit – zaledwie 40 dni. Zdarzają się więc i takie uroczystości. Niemniej, jeżeli nie macie wsparcia ze strony wedding plannera i planujecie swoją uroczystość sami, to tym bardziej taki harmonogram jest potrzebny i jest jak najbardziej pomocnym narzędziem. Również znajdziecie go na stronie internetowej książki. Zachęcam Was do odwiedzin, bo macie tam bardzo dużo materiałów przygotowanych przeze mnie i przez drugą autorkę – Anię Dąbrowską – właśnie po to, żebyście mogli sobie je ściągnąć i z nich korzystać. Wracając do harmonogramu – on ma być komfortowy dla Was. Czyli uwzględniając Waszą aktywność zawodową, to co robicie po pracy, to na ile chcecie część obowiązków scedować na rodziców, świadków czy też najbliższych, warto to wszystko uwzględnić w harmonogramie. Zawsze dziwię się, kiedy pary młode mówią do mnie: „Słuchaj, ale jest jeszcze bardzo dużo czasu, więc ja w ostatnim tygodniu sobie załatwię to, to, to i to.” Nie zostawiajcie takich rzeczy na ostatni moment, nawet jeżeli są to drobne kwestie pod tytułem zakup bielizny czy butów (chociaż buty są coraz częściej kupowane już dużo wcześniej przez panny młode). To niby drobne rzeczy, z pozoru drobiazgi, ale nie zostawiajcie tego na ostatnią chwilę.

O ile z perspektywy 12 miesięcy przed ślubem wydaje się Wam, że jest bardzo dużo czasu, o tyle możecie mieć pewność, że ten czas upłynie bardzo szybko. Teraz wielkich emocji jeszcze w Was nie ma, ale miesiąc przed uroczystością rzeczywiście będą one bardzo skrajne i to nie tylko w kontekście pary młodej, ale i najbliższej rodziny. Więc jeżeli macie możliwość załatwienia czegoś wcześniej, po prostu to zróbcie.

Ostatni tydzień przed ślubem proponowałabym przeznaczyć na dopięcie takich szczegółów, ale już dwa dni przed ślubem pozwólcie sobie na chwilę relaksu i skupienie się na tym, co będzie tego dnia najważniejsze. Zatem harmonogram powinien być na początkowych etapach planowania uroczystości jak najbardziej przygotowany. Oczywiście miejcie też świadomość, że pewne kwestie na pewno przyjdą Wam szybciej, czyli będziecie łatwiej podejmować decyzje, ale inne sprawy będą wymagały dłuższego czasu, przemyślenia, przedyskutowania w rodzinie i zastanowienia się, czy ta decyzja jest rzeczywiście słuszna. Trzeba sobie dać przestrzeń na takie działania i rzeczywiście odhaczanie w harmonogramie tego, co mamy, a co nam jeszcze zostało, jest bardzo, bardzo ważne. W tym harmonogramie polecam Wam również umieścić informacje na temat płatności dla różnych podwykonawców, bo płatności się rozbijają w różnych ratach. Podsumowując, bardzo rekomenduję Wam stworzenie takiego harmonogramu.

Sztab ślubno-weselny

Moja ulubiona rada, czyli jak wybrać sztab idealny? Jak trafić na odpowiednie osoby, które będą z Wami współtworzyć ten dzień? Ja to tak nazywam, że wybór podwykonawców do współpracy jest niejako zaproszeniem dla nas – usługodawców – do tego, żebyśmy uczestniczyli z Wami w tym wyjątkowym dniu, jednym z najważniejszych. Na pewno warto przygotować się do każdego spotkania, czyli nie sugerować się tym, że znajomi polecają jakiegoś fotografa, filmowca czy zespół, podczas gdy Wy nie mieliście w ogóle kontaktu z tą osobą i nigdy absolutnie nie widzieliście jej w akcji, ani nie wiecie, jak pracuje.

Dobrze jest wybrać sobie na przykład dwóch-trzech fotografów i spotkać się z nimi, żeby ich po prostu poznać. Dlatego to, że ktoś robi fantastyczne zdjęcia, kręci naprawdę bardzo profesjonalne filmy, robi piękne dekoracje, to jest jedna kwestia – oczywiście kluczowa. To jakby priorytet, by to była osoba rzetelna, kompetentna i wywiązywała się ze swojej usługi, a także żeby Wam się stylistycznie podobały jej zdjęcia. Druga kwestia jest taka, że musicie pamiętać o tym, że wybrane osoby będą uczestniczyć w Waszym dniu tak naprawdę od momentu przygotowań. Ja z własnego doświadczenia wiem, że przygotowania potrafią budzić wiele emocji. Dokładanie sobie do tego usługodawców, którzy nie będą wiedzieli, jak mają się zachować, którzy będą swoim stylem bycia albo zachowaniem w pewien sposób Was irytować tego dnia, jest zupełnie niepotrzebne. Warto więc się z tymi osobami naprawdę spotkać i porozmawiać, bo wtedy też budujecie zaufanie. Myślę, że akurat w kontekście planowania, zaufanie do podwykonawców jest absolutnie kluczowe, więc na pewno to są bardzo ważne rzeczy zanim podejmiecie decyzję. Nie należy sugerować się opiniami, które zobaczycie w internecie – co prawda są one bardzo ważne, natomiast proszę pamiętać, że wiele osób i par młodych ocenia podwykonawców przez swój pryzmat. Nie wszystko to, co dla Was jest ważne, musi być ważne dla tych par, które wystawiają rekomendację. Podkreślam więc, że warto się spotkać, porozmawiać i zaufać swojej intuicji. Czy tego dnia będziecie się dobrze czuć w otoczeniu tych osób? Czy będą oni w jakiś sposób rozładowywać atmosferę, a nie dokładać emocji? Oczywiście, jeśli chcecie podjąć temat negocjacji cen, to jak najbardziej. W kontekście decydowania się na danego usługodawcę, przedyskutujcie tą kwestię ze sobą wcześniej. O ile będziecie chcieli negocjować cenę, czy w ogóle podejmujecie kwestie negocjacji, to powinna być Wasza wspólna decyzja. Ważne, żeby to były wspólne wybory i wspólne podejmowanie wszystkich decyzji związanych z uroczystością ślubu.

Rodzice państwa młodych – rola w przygotowaniach ślubnych

Trochę o sztabie ślubno-weselnym Wam już opowiedziałam. Chciałabym również poruszyć temat rodziców podczas przygotowań ślubnych. Ja osobiście – ale też i zawodowo – bardzo wspieram pary młode w tym, żeby pamiętały o tym, kto tego dnia jest najważniejszy. Czasami zdarza mi się taką informację przekazać nie tylko rodzicom, ale też innym bliskim osobom, żeby pamiętali, że to jest Wasz dzień. Żeby wszyscy goście, którzy tego dnia przychodzą na Wasz ślub wiedzieli, że przychodzą celebrować jeden z najważniejszych dni w Waszym życiu i żebyście Wy również nie zapominali o sobie. Oczywiście rola rodziców jest bardzo ważna. Sama jestem rodzicem i uważam, że to jest niesamowite przeżycie. Widzę, jak przeżywają ten ważny dzień mamy i ojcowie. Warto rodziców uhonorować, zaznaczyć ich wartość i ich niezwykle ważną rolę tego dnia, ale też umieć postawić pewne granice. Zakładam, że rodzice będą chcieli doradzać, wspierać, a nie narzucać swoje zdanie.

Czasami jednak bywa tak, że rodzice po prostu zaczynają przekraczać pewne granice. Tak bywa na przykład w kontekście zapraszania znajomych na przyjęcie weselne i absolutnie rozumiem fakt, że rodzice bardzo chcieliby, żeby najbliżsi znajomi i przyjaciele uczestniczyli w tak ważnym dniu. Dobrze jest zaproponować rodzicom, jednej i drugiej stronie, żeby zaprosili po 5 par znajomych, w zależności od tego, jak duże przyjęcie planujecie i jak jesteście otwarci, żeby zakomunikować rodzicom, że jest taka przestrzeń, by te osoby się znalazły – w takiej czy innej liczbie. Warto absolutnie zaangażować w przygotowania, w trakcie dnia ślubu, obie mamy, żeby też trochę mogły swoje emocje przenieść na jakieś zajęcia. Myślę, że to jest też bardzo wartościowe dla jednej i dla drugiej strony, a jednocześnie odciążające. Uważam, że przed zakomunikowaniem rodzicom faktu o tym, że się zaręczyliście, że planujecie ślub, warto te role między sobą przedyskutować i taką też informację przekazać rodzicom.

Podziękowania dla rodziców na weselu

Być może będziecie chcieli podziękować rodzicom podczas przyjęcia weselnego. Jest to akcent, który bardzo często pojawia się na przyjęciach weselnych. W zasadzie jest on spotykany na każdym przyjęciu. Ja absolutnie jestem za, natomiast myślę, że zrobienie tego bardzo dyskretnie, z klasą, jest jak najbardziej wskazane. Coraz częściej pary młode nie dziękują oficjalnie na parkiecie, gdzie odbywa się dancefloor, tylko robią to gdzieś dyskretnie, wręczając prezent, upominek. Coraz częściej pary młode nie wręczają materialnych upominków, ale na przykład planują wyjazd dla całej rodziny, co jest – myślę – bardzo fajne, spajające, bo po tych przygotowaniach ślubnych i dniu pełnym emocji, można wtedy sympatycznie spędzić czas w gronie nowej, już połączonej rodziny i odpocząć.

Plan dnia ślubu – scenariusz ślubu

Przechodząc płynnie od tematu rodziców i ich roli podczas przygotowań oraz całego dnia ślubu, chciałabym Wam teraz odrobinę opowiedzieć o przygotowaniu scenariusza dnia ślubu. Scenariusz dnia ślubu jest to kolejny dokument, który bardzo ułatwi Wam zaplanowanie tego dnia i ułoży pewne kwestie (np. ile czasu i na co potrzebujecie). Nie ma większego czynnika stresogennego w dniu uroczystości ślubnej niż właśnie brak czasu i robienie czegoś pod presją. O ile ja w swojej pracy to wiem, bo dla mnie jest to chleb powszedni (szczególnie podczas koordynacji, bo takie ryzyko zawsze istnieje, że pewne rzeczy zajmą więcej, pewne mniej czasu – jestem więc w stanie zabezpieczyć się na wiele różnych ewentualności – to jest praca, która wymaga, żeby umieć działać pod presją czasu), o tyle w kontekście par młodych jest to zazwyczaj trudne. Głównie dlatego, że ten dzień jest bardzo nasycony różnymi emocjami i warto tak to wszystko sobie rozplanować i zaplanować, żeby czasu było jak najwięcej. Nawet można mieć godzinę zapasu, żeby przed wyjściem na ceremonię zjeść, odpocząć, porozmawiać. Jest to bardzo ważne później w kontekście przeżywania całej uroczystości.

Scenariusz dnia ślubu jest to z perspektywy mojej pracy dokument, który zawiera wszystkie informacje. Kiedy współpracuję ze swoimi podwykonawcami i też organizuję uroczystość ślubną, wtedy pokazuję wszystkim scenariusz dnia ślubu i znajduję w nim absolutnie wszystko, co dotyczy uroczystości. Zaczynając od imion pary młodej, daty, przez adresy, gdzie się przygotowuje panna młoda, gdzie się przygotowuje pan młody, gdzie jest ceremonia, gdzie jest przyjęcie, jakie są telefony do wszystkich podwykonawców i usługodawców – wraz z ich imionami, całe menu oraz przebieg uroczystości. Zresztą scenariusz nie tylko uroczystości, ale również przygotowań. Czasami koordynując uroczystości ślubne, zaczynamy przygotowania, montaże już dzień wcześniej, a czasami dwa dni wcześniej, więc to wymaga naprawdę dużej precyzji, żeby wszystko dobrze zaplanować. Rekomenduję Wam, aby zrobić sobie taki uproszczony scenariusz dnia ślubu, który będzie się zaczynał od tego, kiedy wstajecie i co po kolei robicie. Nawet wpiszcie tam, że o tej i o tej godzinie jecie śniadanie albo drugie śniadanie, nie zapominajcie o tym, bo to jest jednak bardzo ważne. Scenariusz pokaże Wam zarys tego, jaką macie przestrzeń czasową i też będzie Wam dawał poczucie kontroli, że jeszcze macie czas, że możecie sobie odpocząć, że możecie napić się na spokojnie kawy. Im więcej szczegółów tam wpiszecie, tym bardziej pomoże Wam to przeżyć ten dzień w spokojny i wartościowy sposób.

Rola wedding plannera

Ostatnia rzecz, o której chciałabym Wam opowiedzieć, ma trochę związek z tym, o czym już wcześniej mówiłam. Mianowicie warto pamiętać, że to jest Wasz dzień. Warto zadbać o to, żebyście to rzeczywiście Wy byli najważniejszymi gośćmi tego dnia. To bardzo ważna rola wedding plannera. Absolutnie nie idealizuję roli konsultanta ślubnego, natomiast rzeczywiście jest tak, że dużo rzeczy z Was schodzi tego dnia i przerzucane jest na barki organizatora. Trzeba sobie odpowiedzieć na pytanie, że albo się jest panią młodą, panem młodym, albo się jest organizatorem. Decyzja należy do Was 🙂

Planowanie wesela w zgodzie ze sobą

Istotne jest, aby ten dzień był autentyczny i zgodny z Waszymi przekonaniami. Czyli jeśli kochacie naturę, jeśli dalecy jesteście od pałaców i dużych aglomeracji, to wybierzcie miejsce, które rzeczywiście będzie oddawać to, jakimi jesteście ludźmi, jaki styl życia prowadzicie, co lubicie. Bo naprawdę później to się czuje i przekłada się to na atmosferę całej uroczystości. Zauważam w swojej pracy, że pary młode coraz mocniej przykładają do tego wagę, że jeżeli są wegetarianami albo zagorzałymi ekologami, to też chcą przełożyć swoje pasje na uroczystość ślubną. To jest bardzo fajne, ponieważ goście mają poczucie, że uczestniczą w Waszej uroczystości. Wchodzą na przyjęcie i widzą, że rzeczywiście to jest takie Wasze i bliskie, co naprawdę bardzo się przekłada na uroczystość.

Dajcie sobie przestrzeń na to, że coś Was zaskoczy. To jest też bardzo fajne, bo tak jak wcześniej wspomniałam o scenariuszu, który jest bardzo ważny, tak warto pamiętać o tym, że przyjęcie ślubne jest uroczystością, która dzieje się spontanicznie. Dlatego dajcie sobie na to przestrzeń i po prostu się cieszcie!

---

Pytania od słuchaczy:

To chyba na tyle pytań. Jeśli będziecie mieć jeszcze jakieś wątpliwości, zachęcam Was do pisania na Facebooku „Wasz wymarzony dzień” oraz na Instagramie „Wasz wymarzony dzień”. Tam staramy się z Anią obie bardzo szybko odpowiadać na pytania. Zapraszam też na mojego Instagrama „Kamila Romanow Weddings” oraz na Facebooka.